Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Kami menghormati dan melindungi privasi setiap pengguna layanan kami. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan menghapus informasi yang diperoleh melalui penggunaan aplikasi, website, maupun layanan yang terhubung dengan platform media sosial, pesan instan, serta integrasi pihak ketiga.

Dengan menggunakan aplikasi kami atau menghubungkan akun Anda ke dalam sistem kami, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi Kebijakan Privasi ini. Apabila Anda tidak menyetujui salah satu ketentuan dalam kebijakan ini, Anda disarankan untuk tidak menggunakan layanan kami.

2. Tentang Aplikasi

Odetta Connect merupakan platform otomasi komunikasi digital berbasis kecerdasan buatan (AI) yang membantu bisnis dalam mengelola interaksi dengan pelanggan secara otomatis dan cerdas. Layanan yang kami sediakan meliputi:

• Asisten virtual AI yang merespon pesan secara otomatis
• Pengelolaan dan distribusi pesan dari berbagai kanal komunikasi
• Deteksi dan kategorisasi calon pelanggan (lead) secara otomatis
• Pembuatan invoice dan rekap pesanan berdasarkan percakapan
• Pengecekan stok produk secara real-time
• Integrasi basis data dan basis pengetahuan (knowledge base) AI melalui spreadsheet (Google Sheets) untuk membaca data katalog/FAQ, mencatat order baru, dan memperbarui status baris data
• Analitik performa bisnis dan interaksi harian
• Alih daya (handoff) ke tenaga manusia apabila diperlukan

Aplikasi ini hanya mengakses data yang diperlukan agar fitur-fitur tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya.

3. Informasi yang Kami Kumpulkan

Saat menggunakan aplikasi kami, beberapa informasi dapat diperoleh dari akun platform Anda sesuai izin (permission) yang Anda berikan. Informasi tersebut dapat meliputi:

Informasi Akun

• Nama lengkap dan foto profil
• ID akun platform yang terhubung
• Informasi halaman atau profil bisnis yang terhubung

Informasi Percakapan

• Isi dan riwayat pesan yang diproses oleh sistem
• Waktu pengiriman dan status pesan
• Lampiran atau media yang dikirimkan dalam percakapan (apabila tersedia)
• Informasi kontak pengirim pesan

Data Pengguna Google (Google User Data)

• Alamat email akun Google dan Google User ID untuk keperluan otentikasi token OAuth
• Data spreadsheet Google Sheets yang secara spesifik Anda pilih dan hubungkan ke sistem kami (ID Spreadsheet, nama lembar kerja, header kolom, dan isi baris data) yang digunakan sebagai database dan basis pengetahuan AI Agent

Informasi Teknis

• Alamat IP dan jenis perangkat
• Sistem operasi dan browser yang digunakan
• Informasi log sistem dan waktu akses
• Error log dan data aktivitas penggunaan aplikasi

Kami tidak mengumpulkan data yang tidak relevan dengan fungsi aplikasi.

4. Cara Kami Memperoleh Data

Informasi dapat diperoleh melalui beberapa cara berikut:

• Login atau otentikasi melalui platform media sosial dan pesan instan (termasuk Meta OAuth dan Google OAuth)
• API resmi yang disediakan oleh penyedia platform
• Webhook yang dikirimkan oleh platform secara real-time
• Aktivitas pengguna di dalam dashboard aplikasi
• Data yang Anda unggah atau masukkan secara manual ke dalam sistem

Kami hanya memperoleh informasi yang memang telah diizinkan oleh pengguna melalui sistem perizinan yang disediakan oleh masing-masing platform.

5. Tujuan Penggunaan Informasi

Informasi yang kami kumpulkan digunakan untuk tujuan-tujuan berikut:

• Menghubungkan dan mengintegrasikan akun Anda dengan sistem kami
• Menyediakan dan menjalankan layanan asisten virtual AI
• Memproses, mengelola, dan merutekan pesan masuk dan keluar
• Mengirim balasan otomatis berdasarkan konfigurasi yang Anda tentukan
• Membaca data spreadsheet yang Anda hubungkan sebagai basis pengetahuan AI (katalog produk, daftar harga, FAQ)
• Menulis data transaksi/pesanan baru dan memperbarui status baris data pada spreadsheet Anda secara otomatis
• Mendeteksi dan mengkategorikan calon pelanggan potensial
• Membuat invoice dan rekap pesanan secara otomatis
• Menampilkan analitik dan laporan performa bisnis
• Memperbaiki bug, meningkatkan kualitas layanan, dan mengembangkan fitur baru
• Menjaga keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan layanan
• Memenuhi kewajiban hukum apabila diperlukan

Kami tidak menggunakan informasi pengguna untuk tujuan yang tidak sesuai dengan fungsi aplikasi.

6. Dasar Pemrosesan Data

Pemrosesan informasi dilakukan berdasarkan dasar-dasar hukum berikut:

• Persetujuan (consent) yang Anda berikan saat menghubungkan akun atau menggunakan layanan
• Kepentingan yang sah (legitimate interest) untuk menyediakan dan menjalankan layanan yang Anda minta
• Pelaksanaan perjanjian antara Anda dan kami terkait penggunaan layanan
• Pemenuhan kewajiban hukum apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku

7. Penyimpanan Data

Kami menyimpan informasi pengguna hanya selama diperlukan untuk:

• Menjalankan dan menyediakan layanan yang Anda gunakan
• Menjaga histori percakapan agar dapat diakses kembali oleh Anda
• Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku

Setelah data tidak lagi diperlukan untuk tujuan di atas, data akan dihapus atau dianonimkan sesuai kebijakan internal kami. Apabila integrasi platform diputuskan atau akun dihapus, data terkait akan segera dihapus secara permanen dari server aktif kami.

8. Keamanan Informasi

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar untuk melindungi informasi pengguna, antara lain:

• Enkripsi komunikasi menggunakan HTTPS untuk seluruh transmisi data
• Enkripsi token otentikasi OAuth pihak ketiga saat disimpan dalam database
• Pembatasan akses terhadap data hanya untuk pihak yang berwenang
• Autentikasi administrator yang ketat
• Monitoring aktivitas sistem secara berkala
• Perlindungan terhadap akses tidak sah dan upaya peretasan
• Backup data secara berkala untuk mencegah kehilangan data

Walaupun demikian, tidak ada sistem keamanan yang dapat menjamin perlindungan 100% terhadap seluruh risiko. Kami akan terus memperbarui praktik keamanan kami sesuai dengan perkembangan teknologi.

9. Pembagian Informasi

Kami tidak menjual, memperdagangkan, ataupun menyewakan data pribadi pengguna kepada pihak mana pun. Informasi hanya dapat dibagikan dalam kondisi berikut:

• Diwajibkan oleh hukum atau peraturan perundang-undangan yang berlaku
• Diminta oleh instansi pemerintah atau penegak hukum yang berwenang
• Diperlukan untuk mencegah atau menindaklanjuti tindakan ilegal
• Diperlukan untuk melindungi hak hukum kami
• Diperlukan untuk menyediakan layanan yang telah disetujui oleh pengguna

10. Layanan Pihak Ketiga

Aplikasi kami dapat terhubung dan berinteraksi dengan layanan pihak ketiga, termasuk namun tidak terbatas pada platform media sosial, platform pesan instan, penyedia layanan integrasi database/spreadsheet (Google LLC), serta penyedia infrastruktur cloud dan hosting. Setiap layanan pihak ketiga memiliki kebijakan privasinya masing-masing yang mengatur bagaimana mereka mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pengguna.

Kami tidak bertanggung jawab atas praktik privasi yang diterapkan oleh layanan pihak ketiga tersebut. Kami menyarankan Anda untuk membaca kebijakan privasi dari masing-masing layanan pihak ketiga yang Anda gunakan.

11. Cookie

Apabila aplikasi diakses melalui website, kami dapat menggunakan cookie dan teknologi penyimpanan lokal (local storage) untuk:

• Menjaga dan mengelola sesi login pengguna
• Mengingat preferensi dan pengaturan pengguna
• Analisis penggunaan website untuk meningkatkan pengalaman pengguna
• Menjaga stabilitas performa sistem

Pengguna dapat menonaktifkan cookie melalui pengaturan browser masing-masing. Namun, perlu diketahui bahwa beberapa fitur mungkin tidak dapat berfungsi secara optimal apabila cookie dinonaktifkan.

12. Hak Pengguna

Selaku pengguna layanan, Anda memiliki hak-hak berikut terkait data pribadi Anda:

• Mengetahui data pribadi apa saja yang kami simpan
• Meminta salinan data pribadi yang kami miliki
• Memperbarui dan memperbaiki data yang tidak akurat
• Meminta penghapusan data pribadi Anda dari sistem kami
• Mencabut izin (permission) aplikasi melalui pengaturan akun pada platform yang terhubung (untuk Meta melalui pengaturan akun bisnis Meta, dan untuk Google melalui https://myaccount.google.com/permissions)
• Mengajukan keberatan terhadap pemrosesan data sesuai ketentuan hukum yang berlaku
• Membatasi pemrosesan data dalam kondisi tertentu sesuai peraturan yang berlaku

Untuk menggunakan hak-hak di atas, silakan hubungi kami melalui email di [email protected].

13. Penghapusan Data Pengguna

Pengguna dapat meminta penghapusan data yang tersimpan di sistem kami melalui dua cara:

a. Penghapusan Mandiri melalui Dashboard

Anda dapat menghapus integrasi kanal komunikasi atau menghapus akun secara mandiri melalui dashboard Odetta Connect. Ketika Anda menghapus kanal atau akun Anda, sistem akan secara otomatis menghapus seluruh data terkait (termasuk token akses, riwayat percakapan, detail kontak, dan kredensial API) secara permanen dari server kami.

b. Permintaan Penghapusan Manual melalui Email

Apabila Anda mengalami kendala atau ingin mengajukan permintaan penghapusan data secara manual, Anda dapat menghubungi tim dukungan kami melalui email di [email protected] dengan informasi berikut:

• Subjek email: Permintaan Penghapusan Data
• Sertakan: Nama lengkap dan ID akun platform yang terhubung
• Alasan permintaan (opsional)

Permintaan akan diproses paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak permintaan diterima dan diverifikasi. Setelah proses selesai, seluruh data yang memenuhi syarat penghapusan akan dihapus secara permanen dari sistem kami, kecuali apabila penyimpanan masih diwajibkan oleh hukum. Data yang telah dihapus secara permanen tidak dapat dipulihkan kembali.

14. Perlindungan Anak

Layanan kami tidak ditujukan kepada anak-anak di bawah usia 13 tahun atau batas usia minimum yang berlaku di wilayah hukum masing-masing. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan informasi pribadi dari anak-anak. Apabila diketahui terdapat data anak yang tersimpan tanpa persetujuan yang sah, data tersebut akan segera kami hapus.

15. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami berhak mengubah Kebijakan Privasi ini sewaktu-waktu sesuai dengan perkembangan layanan dan perubahan peraturan yang berlaku. Setiap perubahan akan dipublikasikan melalui halaman ini beserta tanggal pembaruan yang tercantum di bagian bawah halaman. Penggunaan layanan setelah perubahan dipublikasikan dianggap sebagai persetujuan terhadap kebijakan yang telah diperbarui. Kami menyarankan Anda untuk meninjau halaman ini secara berkala.

16. Kepatuhan terhadap Meta Platform

Aplikasi kami dapat menggunakan layanan Meta Platforms, Inc. sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada Meta Platform Terms, Meta Developer Policies, dan kebijakan terkait lainnya. Kami berkomitmen untuk mematuhi seluruh persyaratan terkait penggunaan data pengguna, keamanan informasi, dan perlindungan privasi sebagaimana ditetapkan oleh Meta. Apabila terdapat pertentangan antara kebijakan ini dengan ketentuan Meta, maka ketentuan Meta yang akan berlaku sepanjang terkait dengan layanan Meta yang digunakan.

17. Kepatuhan terhadap Google API Services User Data Policy

Penggunaan dan transfer informasi yang diterima dari Google API (termasuk Google Sheets) oleh Odetta Connect ke aplikasi lain akan sepenuhnya mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Penggunaan Terbatas (Limited Use requirements).

• Data yang diperoleh dari Google API hanya digunakan untuk menyediakan fitur database dan basis pengetahuan asisten AI yang diminta pengguna (membaca data katalog/FAQ, menulis baris data order baru, dan memperbarui status baris data).
• Data pengguna Google tidak digunakan untuk melatih (train) model kecerdasan buatan (AI) atau machine learning umum tanpa persetujuan eksplisit.
• Karyawan atau manusia tidak membaca data spreadsheet Google pengguna kecuali atas izin eksplisit tertulis untuk keperluan dukungan teknis, atas alasan keamanan investigasi penyalahgunaan, atau jika diwajibkan oleh hukum.